Referat af bestyrelsesmøde i Bylundens Grundejerforening
Tirsdag d. 15. september 2015 kl. 19.00 – 23.00
Find word version af referatet her: Referat af bestyrelsesmøde 15/9-2015 (3 downloads )
Til stede:
Dirch Petersen
Laus Jensen
Laila Kynde
Hooman Samimi
Rasmus Stoklund (referent)
1. Opkrævning af grundskyld
Casa Nord er blevet opfordret til at bede de tyve husstande betale deres respektive andele af grundskylden ved den aktuelle opkrævning. Ønsket er blevet afvist, og instrukser om betaling følger snarest i et husstandsomdelt brev. I fremtiden skal det afklares, om grundskyld skal opkræves individuelt som et forhold mellem hver husstand og Herlev kommune eller om grundskylden skal betales over kontingentet til grundejerforeningen. Laila følger op på sagen.
2. Husorden
Bestyrelsen har vurderet, at det kunne være nyttigt med en husorden, som kan bidrage til at sikre en fælles enighed om, hvilken adfærd der kan sikre et godt naboskab i et tætbebygget område som Bylunden.
Laila og Dirch havde udarbejdet et udkast til husorden, som var fremsendt før mødet, og blev gennemgået punkt for punkt. Bestyrelsen blev enig om en række mindre ændringer. Husordenen lægges snarest på Facebook, og den lægges på hjemmesiden, når den er færdig. Denne foreløbige husorden er bestyrelsens forslag, som er gældende frem til næste generalforsamling, hvor Bylundens øvrige husstande har mulighed for at komme med ændringsforslag, før husordenen endeligt kan vedtages.
3. Ansvarsområder
Hooman indhenter tilbud på snerydning og laver oplæg til, hvilke opgaver der skal varetages i forbindelse med vedligeholdelse af udendørsarealerne; herunder hvordan aflønning af fx en havemand kan foretages, samt hvor ofte kloaker og lignende bør tilses.
4. Udestående vedrørende fællesarealer
Belysning på torvet og ved skraldecontainerne justeres snarest af elektrikeren.
Dirch undersøger mulighed for orienteringslys langs stierne langs husenes baghaver.
Rasmus sikrer, at porten i lydmuren laves snarest.
Rasmus laver opslag på Facebook om affald og renovation i affaldsskuret.
Laus bestiller skilte med hhv. indkørsel forbudt på torvet og information om, at parkeringspladserne er forbeholdt Bylundens beboere; underforstået at gæster til beboere i Bylunden også er velkomne til at benytte parkeringspladserne. Der har blot været en række eksempler på at folk uden ærinder i Bylunden har benyttet parkeringspladsen.
5. Udestående vedr. fejl og mangler
Muffbyg ringede søndag den 13. september til de husstande, der fortsat mangler udbedringer, og Muffbyg har efterfølgende haft møder med flere husstande om udbedring af de sidste fejl.
6. Opkrævning af kontingent
Laila udfærdiger instruktioner om indbetaling og Rasmus runddeler til samtlige postkasser.
7. Aflønning af bestyrelsen
Bestyrelsen har besluttet at fritage formand og kasserer for kontingentbetaling frem til næste generalforsamling. Ved generalforsamlingen vil bestyrelsen indstille at kasserer og formand i fremtiden betaler halvt kontingent. Fritagelsen i indeværende periode for kasserer og formand skyldes, at de begge har lagt en ekstraordinær stor arbejdsindsats i forbindelse med etableringen af grundejerforeningen; herunder en stor mængde administrativt arbejde ift. Casa Nord, bankforbindelse, Herlev kommune og oprettelsen af en fælles hjemmeside for Bylunden. I kommende perioder forventes det at kasserer og formand vil være pålagt en større arbejdsbyrde end de øvrige tre bestyrelsesmedlemmer, men dog en mindre byrde end i indeværende periode. De tre øvrige bestyrelsesmedlemmer vil både i indeværende periode og i fremtiden betale fuldt kontingent.
Den større arbejdsbyrde for bestyrelsen skyldes i øvrigt, at bestyrelsen har besluttet ikke at hyre en administrator, som der i budgettet er afsat 30.000 kr. til.
8. Fordeling af opgaver
Laus laver oplæg med ansvarsområder til næste møde.
9. Fremtidige bestyrelsesmøder
De næste to møder afholdes hhv. den 21. oktober kl. 19.30 hos Laus og den 11. november kl. 19.30 hos Dirch.
